อาชีพแมสเซนเจอร์ ต้องมีทักษะในการสื่อสารไหม

อาชีพ “แมสเซนเจอร์” หรือ “พนักงานรับ-ส่งเอกสาร” ยังคงเป็นฟันเฟืองสำคัญที่ขับเคลื่อนธุรกิจและชีวิตประจำวันของหลายธุรกิจ แม้ว่าหลายคนจะมองว่างานนี้เป็นเพียงการขับขี่รถจักรยานยนต์หรือรถยนต์เพื่อนำส่งสิ่งของจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง แต่ความจริงแล้วเบื้องหลังการทำงานที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพนั้น มีทักษะสำคัญอย่างหนึ่งซ่อนอยู่ นั่นคือ ทักษะในการสื่อสาร

คำตอบสั้นๆ คือ ใช่! อาชีพแมสเซนเจอร์จำเป็นต้องมีทักษะในการสื่อสาร และเป็นทักษะที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในงานนี้
1.การสื่อสารคือหัวใจของการประสานงาน
งานของแมสเซนเจอร์ไม่ได้จบลงแค่การขับรถ แต่เริ่มต้นและจบลงด้วยการสื่อสารและการประสานงานที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
-การยืนยันการรับและส่งมอบ แมสเซนเจอร์ต้องสื่อสารกับผู้ส่ง (ต้นทาง) เพื่อยืนยันรายละเอียดของเอกสาร/สินค้า ที่อยู่ และเวลาในการรับ รวมถึงต้องติดต่อกับผู้รับ (ปลายทาง) เพื่อยืนยันการนำส่ง, การรับมอบ, และอาจรวมถึงการรับชำระเงินปลายทาง (COD)
-การจัดการปัญหาเฉพาะหน้า หากเกิดความล่าช้าจากสภาพการจราจร อุบัติเหตุ หรือปัญหาในการเข้าถึงสถานที่ แมสเซนเจอร์ต้องสามารถแจ้งสถานการณ์เหล่านี้ให้กับทั้งต้นทางและปลายทางได้อย่างสุภาพ ชัดเจน และให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการแก้ปัญหาหรือการปรับแผนงาน
-การใช้เครื่องมือสื่อสารและแอปพลิเคชัน ในยุคปัจจุบัน แมสเซนเจอร์ใช้แอปพลิเคชันมือถือในการรับงาน, นำทาง, และการสื่อสารผ่านแชทหรือโทรศัพท์ การใช้ภาษาที่ถูกต้อง กระชับ และเป็นมืออาชีพในช่องทางเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็น

2.การสร้างความประทับใจและบริการลูกค้า
แมสเซนเจอร์คือ “หน้าตา” ของบริษัทจัดส่งหรือองค์กรที่ว่าจ้างเขา/เธอ การสื่อสารที่ดีจึงเป็นส่วนหนึ่งของการบริการลูกค้า
-ความสุภาพและเป็นมิตร การทักทาย, การกล่าวขอบคุณ, และการใช้ถ้อยคำที่สุภาพ สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า ทำให้ลูกค้ารู้สึกมั่นใจและสบายใจในการใช้บริการ
-ความชัดเจนในการให้ข้อมูล ในบางครั้งลูกค้าอาจมีข้อซักถามเบื้องต้นเกี่ยวกับสถานะการจัดส่ง แมสเซนเจอร์ที่สามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องและชัดเจนจะช่วยลดความสับสนและเพิ่มความน่าเชื่อถือ
-การแสดงความเป็นมืออาชีพ การสื่อสารอย่างมีมารยาทและเป็นมืออาชีพ แม้ในสถานการณ์ที่ตึงเครียดหรือเร่งด่วน จะช่วยสร้างความไว้วางใจและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าในระยะยาว

3.ทักษะการสื่อสารที่จำเป็นสำหรับแมสเซนเจอร์
เพื่อให้การทำงานราบรื่น แมสเซนเจอร์ควรพัฒนาทักษะการสื่อสารเหล่านี้
-การสื่อสารทางวาจา (Verbal Communication) พูดจาชัดถ้อยชัดคำ น้ำเสียงสุภาพ สามารถอธิบายข้อมูลหรือปัญหาได้อย่างเข้าใจง่าย
-การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร (Written Communication) ใช้ภาษาที่ถูกต้องในการส่งข้อความผ่านแอปพลิเคชัน, SMS, หรืออีเมล (กรณีที่จำเป็น) เพื่อยืนยันรายละเอียดการรับ-ส่ง
-ทักษะการฟัง (Listening Skills) รับฟังความต้องการและคำแนะนำของลูกค้าหรือผู้ประสานงานอย่างตั้งใจ เพื่อให้แน่ใจว่าได้ทำตามคำสั่งอย่างถูกต้อง
-การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (Problem-Solving & Communication) เมื่อเกิดปัญหา ต้องสามารถสื่อสารเพื่อหาทางออกได้อย่างมีเหตุผลและรวดเร็ว
อาชีพแมสเซนเจอร์ในปัจจุบันต้องใช้มากกว่าแค่ทักษะการขับขี่และความรู้เส้นทาง แต่ยังรวมถึง ทักษะในการสื่อสาร ที่แข็งแกร่ง การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้การประสานงานแม่นยำ, การทำงานเป็นไปตามกำหนดเวลา, และที่สำคัญที่สุดคือการส่งมอบบริการที่น่าประทับใจให้กับลูกค้า ดังนั้น หากคุณกำลังมองหาอาชีพนี้ การฝึกฝนทักษะการพูด การฟัง และการเขียนอย่างสุภาพและชัดเจน จะเป็นกุญแจสำคัญสู่ความก้าวหน้าในสายงานนี้อย่างแน่นอน